Todo el mundo abre PowerPoint cuando toca montar una presentación para enseñar el negocio. Es lo habitual, lo accesible y lo que tenemos a mano. Pero hay un problema: solemos olvidar que detrás de esas diapositivas estamos hablando en nombre de nuestra empresa. Si el diseño flojea, el cliente desconecta. Y convencer al jefe o al equipo de que hace falta dedicar tiempo a planificar esto en serio cuesta más de lo que parece.
Una presentación eficaz permite mejorar la relación entre el presentador y la audiencia.
Y detrás del presentador está la empresa.
Pero, ¿cómo comunicarle a tu empresa de la gran importancia que tiene una cuidadosa planificación de las diapositivas de una presentación de PowerPoint?
Etapas en la planificación de una presentación
Muchos factores afectan a un buen diseño de presentación.
Sobre todo tenemos que tener en cuenta que «una presentación en manos de los clientes marca considerablemente la imagen que tienen de nosotros«
1. Objetivos
¿Para quien estamos haciendo la presentación?
Un error muy común y hasta comprensible es la de usar la misma plantilla PowerPoint para todos los clientes, cambiando logos, imágenes y contenido.
Hay que pensar que es lo que tu público quiere entender.
No es lo mismo una presentación para un banco que para una tienda de ropa desenfadada.
Algunos clientes querrán detalles técnicos y otros precios y servicios.
2. Audiencia
¿Qué sabe tu público sobre el tema?
Hay que ser consciente de que si trabajamos con diferentes clientes y sectores, es complicado disponer de información para dirigirnos con la suficiente calidad.
Esto podría implicar evitar en lo posible, el lenguaje técnico o explicar conceptos abstractos con ejemplos metafóricos.
Si no tenemos en cuenta las necesidades de la audiencia, nos costará mucho lograr despertar su interés e imaginación.
3. Exposición
¿Dónde va a realizarse la presentación?
Este punto es más importante de lo que parece, y se suele obviar hasta el Minuto Cero.
Una sala de conferencias podría necesitar una exposición más formal y una sala de reuniones un tono más desenfadado.
Repito que hemos de darnos cuenta de que en gran medida esa presentación va a ser la primera imagen que se haga de nosotros el cliente, un auditorio, unos alumnos o con los propios empleados cuando se trata de algo interno.
4. Compromiso
Es casi seguro que también se habrá designado un tiempo para su presentación; esencial atenernos a esto.
Es posible que te pidan presentar un documento en un determinado estilo o cumplir con ciertos criterios de evaluación.
De poco servirá crear muchas diapositivas si el tiempo de exposición es mínimo.
Seguramente nos dejemos lo más importante en las páginas finales y daremos una mala impresión o al no seguir la línea corporativa resultar aburrida.
Deja tus diapositivas en buenas manos
Al final, aplicar la regla de que menos es más y cuidar la estética dice mucho de cómo trabajas. Un buen archivo no solo acompaña tu discurso, sino que puede acabar moviéndose por ahí y dándote a conocer. Si andas corto de tiempo o te falta estructura para clavar el diseño, siempre puedes delegar en profesionales con experiencia que dejen el resultado impecable. Y si te has quedado con ganas de más, échale un vistazo al post anterior sobre diseño en PowerPoint.